POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Club de natation de Sept-Îles

Le Club de natation de Sept-Îles (ci-après le « Club de natation ») est un organisme sans but lucratif ayant pour mission doffrir un encadrement agréable et sécuritaire pour lapprentissage de la natation. Pour atteindre nos objectifs, nous devons entre autres travailler en étroite collaboration avec la Fédération de natation du Québec (ci-après la « FNQ »).

Dans le cadre de la prestation de nos activités, nous devons traiter des renseignements personnels. Afin de maintenir votre confiance, nous nous engageons à suivre la politique de confidentialité suivante (ci-après la « Politique ») pour protéger la confidentialité, la sécurité et lexactitude des renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons conformément à la législation applicable. Nous avons en outre défini la présente Politique afin dexpliquer nos pratiques quant aux renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous visitez notre site internet, https://www.cnsi-natation.ca (ci après le « Site internet »).

Cette Politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., ch. P-39.1 (ci-après la « Loi ») et de toute autre loi applicable.

1) RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de lidentifier.

Les renseignements de nature professionnelle, tels que le titre, ladresse postale, ladresse courriel ou le numéro de téléphone daffaires ne sont pas inclus dans la notion de renseignement personnel.

2) CONSENTEMENT

Toute collecte de renseignements personnels seffectue sous diverses formes, notamment par téléphone, lorsque vous nous transmettez un courriel ou lorsque vous créez un compte ou effectuez une transaction sur une plateforme numérique que nous utilisons ou sur notre Site internet ou lorsque vous fréquentez ce dernier.

Nous nous assurons de requérir votre consentement à la collecte, à lutilisation et à la communication de vos renseignements personnels avant ou au moment deffectuer la collecte, sauf dans le cas où des exceptions peuvent trouver application suivant la Loi. Ainsi, un renseignement personnel ne peut être utilisé par le Club de natation quaux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins de votre consentement ou que lutilisation soit autrement permise par la Loi.

Nous pourrons valablement considérer quun consentement à lutilisation de vos renseignements personnels recueillis pour une ou des fins spécifiques a été fourni de façon manifeste, libre et éclairée lorsque :

• Vous avez consenti verbalement ou par écrit à la collecte et à lutilisation des renseignements personnels;
• Vous avez fourni volontairement les renseignements personnels.

Toute personne ayant besoin dassistance au moment de fournir un consentement afin den comprendre la portée peut communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels identifiée dans la présente Politique.

Nous ne sollicitons ni ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel directement auprès dune personne âgée de moins de quatorze (14) ans.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à lutilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits ou les services que vous avez demandés ou dévaluer adéquatement vos demandes et les traiter.

3) QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels par lentremise de lun ou lautre de nos fournisseurs ou partenaires, donc dun tiers, comme lautorise la Loi.

Nous recueillons principalement les renseignements personnels ci-dessous, et ce, dans les circonstances suivantes :

1) Inscription comme participant

Lors de votre inscription comme participant à des activités liées à la natation (affiliation comme membre individuel auprès du Club de natation): nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro de carte dassurances-maladies ainsi que certaines informations de nature médicale. Une fois avoir recueilli ces informations, le Club de natation procédera à la création de votre compte sur la plateforme SportLomo, qui est gérée par Natation Canada.

Afin de compléter la création de votre compte sur la plateforme SportLomo, vous devez y ajouter de nouveaux renseignements personnels vous concernant, notamment la langue de communication et votre état de citoyenneté. De façon entièrement volontaire, vous pouvez également indiquer votre identité de genre et votre appartenance ethnique. Dans le cas des membres nageurs uniquement, la présence dun handicap et la nature de celui-ci peuvent également être fournis sur une base volontaire, le cas échéant. Les informations suivantes sont aussi collectées concernant votre personne contact en cas durgence : son nom, prénom, numéro de téléphone et le lien qui vous unit.

Pendant toute la durée de votre affiliation auprès du Club de natation, il est possible que dautres renseignements personnels vous concernant soient collectés, requis ou ajoutés à votre compte accessible sur la plateforme SportLomo lorsque vous participez à des compétitions, tels que les résultats de ces compétitions le cas échéant.

2) Communications avec nous

Nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone.

3) Participation à un événement

Nom, prénom, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone.

4) Inscription à notre infolettre

Nom, prénom et adresse courriel.

5) Achats via notre boutique en ligne

Nom, prénom, adresse courriel, adresse civique et numéro de téléphone. Nous navons na pas accès à vos renseignements bancaires ou de crédit. Ces renseignements ne nous sont pas accessibles ni à la consultation, ni à la conservation et ils sont régis par lensemble des conditions et politiques édictées par notre partenaire https://www.cnsi-natation.ca.

6) Candidature à une offre demploi

Nom, prénom, adresse courriel, adresse civique, numéro de téléphone, expériences professionnelles, et profil demploi et tout autre renseignement pertinent à la nature du poste affiché par le Club de natation y compris, le cas échéant, les renseignements obtenus dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires effectuée, le tout en conformité avec toute politique du Club de natation applicable en telle matière. Une fois lembauche confirmée, des informations supplémentaires seront également collectés.

7) Candidature à titre de bénévole

Nom, prénom, adresse courriel, adresse civique, numéro de téléphone et expériences de bénévolat, et tout autre renseignement pertinent à la nature de la prestation de bénévolat concernée y compris, le cas échéant, les renseignements obtenus dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires effectuée, le tout en conformité avec toute politique du Club de natation applicable en telle matière.

8) Candidature au conseil dadministration

Nom, prénom, adresse courriel, adresse civique, profession, lensemble des informations demandées au bulletin de mise en candidature prescrit, le cas échéant, y compris les renseignements obtenus dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires effectuée, le tout en conformité avec toute politique du Club de natation applicable en telle matière. Une fois élu, nommé ou désigné, tout administrateur doit en outre, notamment, fournir une pièce didentité avec photo.

9) Navigation sur notre Site internet

Certaines informations sont automatiquement recueillies pour rendre votre expérience de navigation agréable. Nous vous invitons à consulter la section relative aux fichiers témoins ci-dessous.

4) DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ces renseignements personnels ont été recueillis et dans la mesure permise ou exigée par la législation applicable.

Dès le moment où vous retirez votre consentement ou dès que les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été collectés sont accomplies, le Club de natation pourrait tout de même conserver vos renseignements personnels, sans les utiliser, selon un calendrier de conservation quil peut établir de temps à autre, dans le respect des lois et de ses besoins.

5) LES MESURES DE SÉCURITÉ

Tous les renseignements personnels que nous recueillons sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible au Québec et dans le reste du Canada. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à lextérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Dans de telles circonstances, nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient dune protection adéquate en conformité avec la présente Politique.

Nous limitons laccès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre personnel et à nos bénévoles dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Ces personnes sont adéquatement formées pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect à la vie privée.

Nous veillons à la destruction des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies.

6) QUELS SONT LES TIERS QUI PEUVENT AVOIR ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Outre les employés et les bénévoles du Club de natation dont les fonctions rendent nécessaire laccès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes auront ou pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :

• a) La FNQ : le prénom, le nom, la date de naissance, ladresse postale, ladresse courriel et le numéro de téléphone de chacun des membres lui sont communiqués dans le cadre de votre affiliation et de la création de votre compte sur la plateforme SportLomo;
• b) Natation Canada : le prénom, le nom, la date de naissance, ladresse postale, ladresse courriel et le numéro de téléphone de chacun des membres lui sont communiqués dans le cadre de la création de votre compte sur la plateforme SportLomo;
• c) SwimRankings : nom, prénom, date de naissance et/ ou lâge et le sexe des membres participants à une compétition de natation. La plateforme SwimRankings permet de diffuser en temps réel les résultats des compétitions de natation, notamment à travers son application mobile SplashMe.
• d) Clubs de natation hôtes responsables de lorganisation des compétitions de natation : nom, prénom, date de naissance et/ ou lâge et le sexe des membres participants à une compétition de natation. Cette communication est nécessaire pour permettre linscription à la compétition et la gestion logistique de celle-ci.
• e) Certains fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit dutiliser ces renseignements à dautres fins. Le Club de natation sassure de signer une entente de service avec chacun de ses fournisseurs afin de sassurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
• f) Lun ou lautre des assureurs du Club de natation, pour des fins de couverture dassurance;
• g) Toute personne ayant le pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans lexercice de ses fonctions, tel quautorisé par une loi applicable ainsi que toute personne à qui il est nécessaire ou permis de les communiquer en vertu dune loi applicable.

Le Club de natation pourrait également utiliser et communiquer vos renseignements personnels lorsquil pense que cette utilisation ou cette communication est autorisée, nécessaire ou appropriée dans lun ou lautre des cas suivants:

• Pour se conformer à une procédure judiciaire;
• Pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales;
• Pour faire respecter ses ententes contractuelles;
• Pour protéger ses droits, sa sécurité ou ses biens, de vous-même ou d'autres personnes;
• Pour lui permettre dexercer les recours disponibles ou limiter les dommages quil pourrait subir.

Nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à des tiers, à lexception des personnes mentionnées ci-dessus, à moins davoir obtenu votre consentement.

Nous ne vendons pas notre liste de membres à aucun organisme ou compagnie ni ne léchangeons avec quiconque.

7) LIENS VERS LES SITES EXTERNES

Le Site internet exploité par le Club de natation peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers, de fournisseurs ou de partenaires, notamment celui permettant lutilisation de la plateforme exploitée par Natation Canada aux fins de laffiliation comme membre) qui ne sont pas couverts par cette Politique. Les renseignements que vous fournissez dans ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, sil en existe une.

Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers ou tout autre partenaire étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. Nous vous suggérons donc détudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.

8) LES « TÉMOINS » (« COOKIES ») SUR LE SITE INTERNET

Vous pouvez visiter le Site internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans nous révéler de renseignements personnels. Lorsque vous vous connectez à notre Site internet, notre serveur, par lentremise de témoins de connexion, identifie ladresse IP de votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile (ci-après l« Appareil ») afin de permettre léchange de données. Aucun renseignement personnel nest relié à votre adresse IP.

Les témoins sont des morceaux dinformation qui vous sont envoyés par un site internet lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre Appareil pour garder des traces de votre visite. Nous pouvons utiliser des témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser lutilisation que vous faites de notre Site internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens quils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre Appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Le Site internet utilise notamment les (témoins dauthentification essentiels). Ces témoins servent à recueillir de linformation sur la manière dont les visiteurs utilisent notre Site internet. Nous utilisons linformation pour compiler des rapports et pour nous aider à améliorer notre Site internet. Les témoins recueillent de linformation sous forme anonyme, y compris le nombre de visiteurs sur le Site internet, leur provenance avant de naviguer sur le Site internet et les pages quils ont visitées.

9) LACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous permettons à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par nous de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui serait inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous identifiée. Nous répondrons à toute demande daccès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, les motifs du refus seront communiqués à la personne qui a fait une telle demande.

10) PLAINTE

Dans un objectif de maintenir et daméliorer la qualité de nos services, nous offrons la possibilité à toute personne dexprimer son insatisfaction à légard de la protection des renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants relatifs au plaignant :

• Nom et prénom;
• Numéro de téléphone;
• Adresse postale ou adresse courriel;
• Motif(s) de la plainte.

Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. Le Club de natation accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de sa réception.

11) COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Geneviève Villeneuve
Vice-présidente
13 rue Roméo-Vachon
418-409-3073
cnsi.competition@gmail.com

12) MISE EN VIGUEUR ET MODIFICATION DE LA POLITIQUE

La présente Politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil dadministration du Club de natation et elle a effet dès cette adoption. La présente Politique pourra être modifiée par le Club de natation en tout temps. Les modifications à la présente Politique entreront en vigueur dès leur publication sur notre Site internet.

Dernière mise à jour : 22 août 2025